Heute geht es um die Prozesse von der Projektanfrage über die Angebotserstellung bis zur Auftragsvergabe an einen GU oder TU. Bereits in dieser frühen Phase gibt es für den Bauleiter jede Menge wichtige Aufgaben, die wir unter die Lupe nehmen werden. Zudem erhalten in diesem Baublog Investoren wichtiges Fachwissen, mit dem sie sich optimal auf ihre Offertanfragen vorbereiten können.
Wie bemisst man das Risiko eines Projekts und wie lauten die häufigsten und grössten Unsicherheiten? Um Antworten auf diese Fragen zu erhalten, haben wir Matthias Gerber als Gast eingeladen. Wie du bestimmt noch aus früheren Folgen weisst, ist Matthias stellvertretender Geschäftsführer des Architekturbüros Outlog. Das Unternehmen mit Sitz in Lenzburg hat – als TU, GU oder Architekt – bereits über 100 Bauprojekte erfolgreich abgeschlossen. Seit einigen Jahren spezialisiert sich Outlog gezielt auf internationale Bauherrschaften, die in der Schweiz Projekte realisieren.
Angebotserstellung: Die ersten Schritte
Bevor es in die Aufgabenverteilung geht, ist es wichtig, einen Gesamtüberblick zu schaffen. Denn die verschickten Dokumente würden ausgedruckt jeweils etwa drei Ordner füllen. Dazu gehört der Projektumfang, die Grundrisse, besondere Bestimmungen und vieles mehr. Hier gilt es, eine Vorauswahl zu treffen und sich auf das wirklich Wichtige zu beschränken – viel Zeit für das Angebot bleibt nämlich in der Regel nicht!
Danach geht es um die Risikoanalyse und um die Frage, was welchen Einfluss auf das Projekt hat. Hier spielen vor allem komplexe und umfangreiche Themen wie HLKS und Elektroplanung eine grosse Rolle.
Sind diese Punkte aufgelistet, kommt die Terminierung: Es wird intern definiert, was man bis zu welchem Zeitpunkt erledigt haben muss. Und dann gehen auch gewisse Unterlagen zur Erarbeitung an den Bauleiter. Es handelt sich dabei um die rund 10 Prozent der Dokumente, die für ihn entscheidend sind. Darunter sind die Pläne, in denen sich der Bauleiter einarbeiten und vertiefen muss.
Er verweist anschliessend auf Problemstellen und stellt allenfalls fest, welche Pläne noch fehlen. Wenn beispielsweise der Schnitt fehlt, muss der Projektleiter diesen bei der Bauherrschaft verlangen, da sonst eine Angebotserstellung gar nicht möglich wäre. Solche Punkte nimmt Outlog in einen nach BKP aufgelisteten Fragenkatalog, der dann an die Bauherrschaft geht.
So misst man das Risiko eines Angebots
Die Sache mit dem Risiko ist nicht einfach. In diesen drei bis vier Wochen, die für die Angebotserstellung zur Verfügung stehen, gilt es, die möglichen Stolpersteine zu identifizieren.
Zum Beispiel könnte im Rahmen eines Büroausbaus eine neue Lüftungsanlage gefordert sein. Das ist definitiv ein Punkt, auf den man sein Augenmerk richten sollte. Mit einem HLK-Planer wird dann die Planung so weit vorangetrieben, dass man diese bepreisen und die Pläne dazu gleich mitgeben kann.
Aus diesem Beispiel ergibt sich eine wichtige Feststellung: Je besser der TU/GU das Projekt kennt, desto weniger Risiko muss bei der Angebotserstellung eingerechnet werden. Als Bauherr ist es für dich also von Vorteil, wenn du möglichst vollständige Informationen mit deiner Anfrage verschickst.
Beim Thema Zeitrisiko verweisen wir gerne auf unseren ersten Baublog mit Outlog, in dem es ausführlich um das Grobterminprogramm ging. Wichtig dabei ist der kritische Pfad: Was muss eingehalten werden, damit letztlich die Zeitvorgabe erfüllt werden kann? Diese Teile auf der Zeitschiene müssen – so gut es geht – abgeschätzt werden. Bei dieser Aufgabe kann Outlog auf die Angaben seiner Subunternehmer und Subplaner zählen.
Internes Terminprogramm für die Angebotserstellung
Der Projektleiter erstellt eine Liste nach BKP; dazu hat Outlog ein eigenes System entwickelt, mit dem man schnell einen guten Überblick erhält. Auf der Liste wird dann nach einem bestimmten Farbcode gearbeitet. Dieser geht von Rot («noch gar nichts gemacht») bis zu Dunkelblau («abgeschlossener Werkvertrag»). Dazwischen gibt es diverse Abstufungen. So erkennt man rasch, wo es noch viel Handlungsbedarf gibt.
Man darf nicht vergessen, dass auch der Fachplaner ziemlich schnell arbeiten muss. Daher ist es wichtig, sich rasch zurechtzufinden und den Subplaner anzufragen, damit dieser seine Aufgaben für die Angebotserstellung auch erledigen kann.
Zu den Ausschreibungen, die hohe Priorität haben, da sie schwierig zu schätzen sind, gehören der ganze Komplex HLKSE, die Gebäudeautomation und Arbeitsgattungen mit speziellen Anforderungen. Einfach hingegen sind die Böden und die Malerarbeiten, da man dazu eigentlich bloss die Quadratmeterzahlen benötigt. Bei solchen Gewerken kann Outlog auch von seinen Erfahrungswerten profitieren.
Komplexe Büroumbauten: Die häufigsten Stolperfallen
Aus der Sicht der GU und TU ist die grosse Menge an Unterlagen bei Büroumbauten manchmal beinahe überwältigend. Sie verbraucht wertvolle Zeit, die man für ein genaueres Angebot bräuchte. Dies wiederum hat dann auch Einfluss auf den Preis. Es ist klar, dass sich die Bauherrschaften mit einem kompletten Versand absichern müssen. Hier wäre es aber sehr wertvoll, wenn die wichtigsten Unterlagen unverbindlich aufgelistet werden, damit man sich als GU/TU schneller einlesen kann. Ein weiterer Stolperstein ist es, wenn die Angebote nicht fair mit anderen GU und TU verglichen werden.
Aus Sicht des Bauherrn ist der kritische Pfad eine Stolperfalle. Nicht nur der GU/TU, sondern auch sein Projektmanagement oder der Bauherrenvertreter kann mit falschen Einschätzungen die Einhaltung des Zeitplans gefährden.
Mehr Infos und Kontakt
Wenn du als Bauherr oder Investor Interesse an einer Zusammenarbeit mit Outlog hast, kannst du unverbindlich mit Matthias und seinem Team Kontakt aufnehmen. Alle nötigen Daten und weitere Infos über das Architekturbüro findest du auf dieser Website.
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