Wusstest du, dass man sich bereits mit der Ausschreibung massive Mehrkosten einbrocken kann? Wir zeigen in diesem Baublog, wie du beim Büroumbau viel Geld mit dem korrekten Vorgehen beim Ausschreibungsprozess sparst! Also unbedingt weiterlesen – dann erfährst du nämlich auch, was eine gute Ausschreibung ausmacht und wie man mit der cleveren Plattform «Devisio» arbeitet.
Wenn du öfters bei uns vorbeischaust, kennst du unseren Baublog-Gast bereits aus früheren Folgen: Es ist Matthias Gerber, der stellvertretende Geschäftsführer des Architekturbüros Outlog. Das Unternehmen aus Lenzburg hat bereits über 100 Bauprojekte erfolgreich abgeschlossen und spezialisiert sich mittlerweile gezielt auf internationale Bauherrschaften, die Projekte in der Schweiz realisieren.
Das Ziel der Ausschreibung
Bevor wir praxisnah ins Thema eintauchen, klären wir zuvor noch den Unterschied zwischen «Ausschreibung» und «Devisierung», da manche diese Begriffe fälschlicherweise synonym verwenden. Die Ausschreibung meint den gesamten Prozess von Offertanfrage bis und mit Vergabe. Die Devisierung hingegen ist der Beschrieb der Arbeit der Gewerke (zum Beispiel der Gipserarbeiten).
Das Ziel der Ausschreibung ist es, durch das Einholen von in der Regel drei bis fünf Angeboten zu einem marktfähigen Preis zu gelangen. Da viele Unternehmen stark beschäftigt sind, sei es in der heutigen Zeit allerdings nicht immer so einfach, an Offerten zu kommen, wie Matthias weiss. Dies gelte besonders für die Metall- und die Fensterbau-Branche. Hier macht es sich bezahlt, wenn man wie Outlog langjährige Partner hat, mit denen man auch nur mit einer Offerte zu einem marktfähigen Preis kommen kann.
Das gehört zu einer guten Ausschreibung
Die Bauherrschaft hat also Interesse daran, die Ausschreibung so zu gestalten, dass möglichst viele Unternehmen mitrechnen und Angebote abgeben wollen. Das erfordert eine komplette Ausschreibung, die den Projektumfang klar und verständlich beschreibt: Welche Leistung muss in welcher Zeit (Terminprogramm) erbracht werden?
Um von Anfang an Preisdiskussionen und Missverständnisse zu vermeiden, sind auch die Details wichtig. Bei einem Gipser gehört beispielsweise die Definition der Oberflächenqualität dazu. (Zu den Oberflächenqualitäten Q1 bis Q4 gibt es übrigens einen Baublog, den du hier findest.)
Bestandteil der Ausschreibungsunterlagen ist zudem ein Muster-Werkvertrag. Darin sind neben dem Devis und den Sicherheitsauflagen unter anderem auch die durch das Bauobjekt bedingten besonderen Bestimmungen enthalten. Es gibt nämlich auf der Baustelle zahlreiche Umstände, die zu einer Abweichung vom Optimalfall führen: Parkplatzsituation, Anlieferung, die Möglichkeit zur Einbringung des Materials, bestimmte Zeitfenster für Lärmarbeiten… All diese Faktoren haben Einfluss auf den Preis.
Die Unterlagen für die Ausschreibung müssen zwar vollständig sein – zugleich sollten aber nur die für den jeweiligen Unternehmer relevanten Informationen rein. Es ist kontraproduktiv, wenn man dem Gipser noch die Pläne des Schreiners mitschickt.
Matthias empfiehlt, den Werkvertrag jeweils nach SIA 118 auszustellen. Dort sind viele rechtliche Fragen detaillierter geregelt als im Obligationenrecht (OR), das ansonsten automatisch zur Anwendung käme – das ist für alle Beteiligten besser.
Clever ausschreiben mit Devisio
Outlog übernimmt die Ausschreibung für die Unternehmer wie den Schreiner, Gipser und Sanitär, aber auch für die HLKSE-Fachplaner. Schreibt das Architekturbüro nach dem Normpositionen-Katalog (NPK) aus, verwendet es dafür seine Bausoftware.
Ein freies Leistungsverzeichnis erstellt Outlog auf der Schweizer Ausschreibungsplattform www.devisio.ch, wo man Leistungsverzeichnisse auch abspeichern kann. Ab Offertanfrage bis und mit Vergabeantrag arbeitet das Unternehmen dann bei beiden Devis-Arten (frei und nach NPK) ausschliesslich über Devisio weiter. Dort läuft alles automatisiert und digitalisiert ab: Sind alle Unterlagen hochgeladen, werden sie an die ausgewählten Unternehmer verschickt. In einer Live-Übersicht ist daraufhin sichtbar, welche Unternehmer zugesagt haben, am Rechnen sind oder die Beilagen komplett haben.
Ein weiterer Vorteil ist die Möglichkeit, einzelne Positionen zu kommentieren, was für die Vergleichbarkeit wichtig ist: Hier können sich ehrliche und kompetente Unternehmer bereits hervortun. Die Plattform verschickt zudem automatisch Erinnerungen an die Unternehmer, für die das digitale Ausfüllen ebenfalls sehr bequem ist. Deshalb geben über Devisio tendenziell mehr Unternehmer Angebote ab, wie Matthias festgestellt hat.
Das geht häufig vergessen
Da ein Devis jeweils sehr komplex ist, kann es mal sein, dass ein Dokument fehlt – gerade wenn man es digital in einem Konfigurator zusammenstellt. Etwas gravierender ist es, wenn gewisse Qualitätsanforderungen nicht enthalten sind und die gewünschte höhere Qualität dann letztlich teurer wird.
Nicht vergessen darf man ausserdem, die Regiepreise im Werkvertrag festzuhalten. Tut man dies nicht, kann der Unternehmer Branchenverbandspreise geltend machen, die um einiges höher sind als die marktüblichen Preise.
Mehr über Outlog
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